Subject: GESTION PROFESSIONNELLE

Bonjour,

Par la présente, nous tenons a faire le point sur la situation dans laquelle la gestion de l'immeuble se trouve actuellement.

Le 15 juillet dernier, Jean Lachapelle a remis les pleins pouvoirs au nouveau conseil d'administration en nous transférant son budget, ses factures, quelques contrats de service et très peu d'informations vitales. En fait, aucunes informations: il nous a promis un suivi et des explications complètes, mais nous attendons toujours la réalisation de ces promesses 2 mois plus tard.

À ce jour, nous devons toujours le rencontrer afin d'obtenir les documents techniques de l'immeuble, les mesures d'urgence ainsi que les plans. Lors de l'assemblée générale, M. Lachapelle a aussi omis de nous renseignés convenablement de l'étendue exacte des tâches et des responsabilités que représentaient l'administration et la gestion de l'immeuble. Un immeuble neuf qui se révèle avoir plusieurs bobos, le rendant complexe et difficile a gérer par des novices.

En ce sens, nous tenons à vous informez de la décision du CA d'engager une firme spécialisée afin de nous assistés dans la gestion quotidienne de l'immeuble. Cette décision est devenue une nécessitée en raison des nombreux dossiers en cours, devant l'incapacité des membres du conseil d'administration (CA) a assumé pleinement la gestion quotidienne et le suivi approprié des dossiers que requière un tel immeuble.

Selon la déclaration de copropriété, la bonne gestion de l'immeuble est une obligation du CA, et conséquemment, ce même CA a le pouvoir d'engager le personnel nécessaire pour voir à la bonne gestion de l'immeuble (articles 34,15 et 34,17) .

GESTIONNAIRES V.S. ADMINISTRATEURS

Depuis que le CA a pris possession des pouvoirs, il lui incombe d'apprendre «sur le tas» tout les tenants et aboutissants de tout les dossiers qui le concerne.
La tâche est gigantesque et demanderait une implication À TEMPS PLEIN de la part des ses membres afin de maintenir un niveau acceptable de service. Dossier d'assurance et suivi de reconstruction, nouveau sinistre (le 3 août 09 dans les unités 06), hypothèque légale, finance, perception des frais, contrats d'entretient et de garantie, bris et réparations mineures, application des règlements, demandes diverses, etc.
Nous pouvons vous assurez que les obligations et les demandes pleuvent sans arrêt. Nous avons même nommé le phénomène «la constante de la crise hebdomadaire»...

Nous voulons dès le départ faire la distinction claire entre conseil d'administration et exécutant.

En tant que membre du conseil d'administration, nous avons accepté d'occuper les 3 postes d'administrateurs bénévolement afin de représenter les proprios et voir à ce que l'immeuble soit bien tenu. Nous pouvons prendre toutes les décisions du monde, mais faut-il encore avoir des gens et du temps pour les réaliser.

C'est à ça que sert un exécutant, un gestionnaire.

En aucun temps un gestionnaire extérieur est responsable des décisions relatives à l'immeuble. Qu'elles soient financières ou autre. Le CA continuera d'administrer les fonds et de prendre les décisions afin que l'immeuble soit bien entretenu et protégé. Ce sera la responsabilité de notre gestionnaire d'exécuter NOS décisions.

Ce service est loin d'être un luxe. C'est en fait une ABSOLUE nécessité. Le CA bénévole ne peut faire cette gestion quotidienne pour un immeuble de 40 unités. Nous avons tout le bon vouloir du monde, mais nous n'avons pas les bras pour le mettre à l'œuvre.

EXPERTS ET CONSEILLERS

Les signes de débordements et d'inefficacité sont plus qu'évident. Nous sommes même convaincu que sans l'aide de professionnelle, en plus d'être inefficaces, nous pourrions faire des erreurs d'administrations ou pire, se faire arnaquer en raison de notre ignorance. Nous avons absolument besoin d'un conseiller fiable dans cette aventure qui se révèle à nous, à chaque pas que nous fessons.

Voici un exemple.

Le dossier de la reconstruction est relativement complexe. En ce moment, le CA ne peut faire office de gérant et/ou concierge pour tous les proprios touchés qui doivent bien évidement aller travailler. Le CA a négocié, a réglés les détails du devis et a finalement mandaté le constructeur en signant un contrat qui mettait la table pour le commencement des travaux. Depuis l'ouverture du chantier, le CA ne peut plus physiquement faire adéquatement le suivi pour tout ce qui se passe partout en même temps.

La raison est fort simple: nous avons tous un emploi à temps plein que nous devons assumer. Or voilà, les compagnies d'assurances peuvent prévoir un montant pour l'intendance, la planification et le suivi supplémentaire effectué par des gestionnaires lors d'un sinistre. Comme nous étions en auto-gestion (bénévoles) au moment de l'entente et que nous ignorions ce fait, nous n'avons jamais réclamé ce montant et n'y avons pas droit.

Avons-nous besoin d'un concierge et d'un intendant sur le chantier pour nous représentés?

Nous pensons que oui.

Pouvons-nous occuper ce poste?

Nous sommes convaincu que non.

Avec une négociation faite par des pros, cette charge serait passée dans le contrat de reconstruction directement!

La plupart des moyens et grands projets de condo ont des gestionnaires professionnels pour accomplir les tâches qui incombent au CA d'assumer et qui consomment un temps hallucinant. C'est le gros bon sens. Certaines de ces tâches ont aussi des portées légales. Conséquemment, l'expérience de notre gestionnaire lui permet d'être notre guide. Nous n'aurions pas eu à engagé un avocat pour nous donnés des conseils un certain soir sur le toit au sujet de l'hypothèque légale par exemple.

...et les membres du CA n'auraient pas eu à se démener comme des diables pendant des heures (littéralement), à leurs frais, pour essayer de commencer à comprendre ce qui leurs tombaient dessus.

GESTION IMMOBILIÈRE PAQUETTE

Nous avons donc rencontré 2 compagnies de gestion d'immeuble professionnelle. Les compagnies rencontrées sont Gestion Laucandrique et Gestion Immobilière Paquette.

L'offre de service des 2 compagnies étaient identiques sur le plan financier et leurs champs d'expertises équivalents

Le CA a donc conclu un contrat avec la compagnie Gestion Immobilière Paquette (GIP) pour la quantité de services offerts et pour les divers experts qui sont à leur service. Par exemple, ils emploient un personnel qui possède plusieurs variétées de carte de construction. Ils nous offrent donc la chance d'avoir des soumissions compétitives pour certains travaux éventuels.

Vous trouverez ci-joint, un PDF expliquant les bénéfices pour nous (proprio), reliés à une gestion professionnelle. Vous trouverez une liste détaillée de toutes les tâches qu'ils effectueront pour nous.

Nous pouvons aussi vous assurez qu'aucun membre du CA a d'intérêts personnel dans cette compagnie. Nous ne tirons aucun avantage financier personnel de cette transaction. Nous sommes bénévoles et le resterons.

SE DONNER LES MOYENS D'AGIR

Les avantages sont nombreux. Vous avez aussi maintenant une idée de l'étendue des obligations légales et les tâches qui reposent sur nos épaules en situation d'auto-gestion.

Les frais de base relatifs pour ce service n'ont pas été prévu par le promoteur lors de la vente. Ce dernier a préféré laisser la responsabilité de cette décision au CA. Un promoteur prévoit habituellement les frais de condo le plus bas possible pour mieux vendre son projet. Que la gestion soit impossible a réalisé et ce qui se passe ensuite, n'est plus son problème. Lorsque la réalité frappe, il n'est habituellement pas là pour réajuster le tir.

Il incombe au nouveau CA de faire face à la réalité: le budget actuel est trop bas et nous ne pourrons malheureusement pas octroyer un tel contrat sans augmenter les frais de condo.

Nous savons que le prix par mois, par porte est établi en moyenne à 30$ (taxes incluses). Certains proprios paieront moins que 30$ et certains autres un peu plus. Pour vous donnez une idée, le 30$ est basé sur une cote part moyenne de 2,5%.

GIP est présentement en train de dresser un registre complet des propriétaires (cote part exacte et révisée en date de mai au moment de l'ajout des 7 nouveaux proprios de l'annexe). Ils établissent aussi en ce moment le système comptable sécurisé en ligne, ou chacun pourra consulter son état de compte personnel. Les montants exacts vous serons communiqués par eux directement et calculés selon votre cote part dans les prochains jours. Vos dépôts d'août et septembre seront déposés lundi le 21.

Cette décision est nécessaire et nous comprenons les inconvénients des mesures financières que nous vous demandons. Or le CA est mandaté pour assurer la bonne tenue de l'immeuble. Il est tout à fait impossible d'y arriver sans aide extérieure et sans augmenter les frais de condo. Nous sommes tous dans cette galère. Soyez assurés qu'en procédant ainsi nous agissons pour le bien commun de l'immeuble et que nous voulons à tout prix maintenir, voire même augmenter, la valeur de tout vos investissements le plus rapidement possible.

Voici les coordonnées de notre gestionnaire chez GIP:

Jacques Sarrazin
jsarrazin@gip.qc.ca
http://www.gip.qc.ca/
Tél.: (514) 762-0476

En résumé, M. Sarrazin vous contactera par écrit très prochainement avec tout les détails pertinents. Nous vous encourageons à utilisé le blog si vous avez des questions afin qu'elles soient accessibles à tous. Nous vous répondrons au meilleur de nos connaissances, le plus rapidement possible. Une fois la structure complétée, vos demandes de services seront directement perçues par GIP. Nous serons toujours au courant de tout les dossiers importants.

Bien à vous

Le CA